"Effizient, nachhaltig, resilient: Ein Interview mit Thomas Müller über aktuelle Herausforderungen und innovative Lösungsansätze im Beschaffungsumfeld und dem Supply Chain Management". Eine ganzheitliche Herangehensweise im Executive Interim Management ist der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg in vielfältigen Themenfeldern.
DE BORD INTERNATIONAL INTERIM hilft Ihnen mit spezialisierten Interim Managern Ihre organisatorischen und prozessualen Themenfelder zu optimieren und nachhaltig zu stabilisieren .
Thomas Müller ist Maschinen-Ingenieur der ETH Zürich und hat zudem einen MBA von der University of Chicago. Seine berufliche Laufbahn begann bei ABB, wo er nach kurzer Zeit in den Einkauf wechselte und dort in verschiedenen Positionen auf allen Hierarchiestufen wertvolle Erfahrungen sammeln konnte. Vor zehn Jahren übernahm er sein erstes Ad-Interim-Mandat, und seitdem ist diese Tätigkeit sein beruflicher Schwerpunkt. Parallel dazu führe ich ein kleines Unternehmen, das sich auf Innovationen spezialisiert hat. Privat ist er mit einer Unternehmerin verheiratet. Gemeinsam teilen sie die Leidenschaft für Reisen, treiben gerne Sport und widmen sich mit Hingabe der Pflege Ihres grossen Gartens.
Thomas Müller
Können Sie eine kürzliche Interimstätigkeit beschreiben, bei der Sie mit der Lösung eines spezifischen Problems oder der Leitung eines Übergangs beauftragt wurden? Was waren die wichtigsten Herausforderungen, und wie haben Sie diese gelöst?
In einer meiner letzten interimistischen Tätigkeiten übernahm ich den Gesamteinkauf eines international tätigen Unternehmens. Die Situation stellte sich wie folgt dar: Mein Vorgänger hatte das Unternehmen kurzfristig verlassen, die Einkaufsabteilung kämpfte mit erheblichen Lieferengpässen und verlor zunehmend an Ansehen innerhalb der Organisation. Diese Umstände führten zu einer grossen Verunsicherung im Team.
Ich musste daher an drei Fronten aktiv werden: bei den Lieferengpässen, dem verunsicherten Team und der Reputation des Einkaufs.
Zunächst entschied ich mich, die Lieferengpässe priorisiert anzugehen. Mein Ansatz dahinter war strategisch: Aus unternehmerischer Sicht war die Sicherung der Lieferkette das drängendste Thema. Eine Verbesserung der Liefersituation hätte positive Auswirkungen auf die gesamte Einkaufsabteilung, indem Erfolge sichtbar würden, das Team an Sicherheit gewänne und die Reputation des Einkaufs insgesamt gestärkt würde.
Wie gelingt es Ihnen, sich schnell in ein Unternehmen einzufinden und das Vertrauen des Teams und der Interessengruppen zu gewinnen?
In den ersten zwei Wochen eines Mandats ist es entscheidend, mit möglichst vielen Personen innerhalb des Unternehmens ins Gespräch zu kommen. Diese Gespräche beschränken sich nicht nur auf den jeweiligen Bereich; vielmehr ist es unerlässlich, auch Perspektiven von internen Kunden, Lieferanten und angrenzenden Organisationseinheiten einzuholen.
Durch diese umfassende Vernetzung erhalte ich wertvolle Einsichten und kann erkennen, wo „der Schuh drückt“. Der Fokus liegt dabei darauf, mögliche Problemfelder zu identifizieren und die Bedürfnisse aller Beteiligten zu verstehen. Dieses Vorgehen schafft nicht nur eine solide Basis an Vertrauen, sondern ermöglicht mir auch, schneller gezielte Maßnahmen zu ergreifen, die von allen Interessengruppen mitgetragen werden.
Wenn Sie einem Unternehmen zugewiesen werden, wie beurteilen Sie dann die aktuelle Situation und entscheiden über Ihre Prioritäten?
Einen ersten Eindruck gewinne ich bereits während des Bewerbungsgesprächs. Der Kunde hat in der Regel klare Vorstellungen darüber, wie der betroffene Bereich funktionieren sollte und wo die Hauptprobleme liegen. Die im Gespräch erhaltenen Informationen überprüfe ich anschließend in persönlichen Gesprächen innerhalb des Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie der Realität entsprechen.
Meine Prioritäten liegen grundsätzlich auf dem wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Sobald diese Stabilität gewährleistet ist, kann ich mich anderen Themen zuwenden, insbesondere HR-Angelegenheiten, die langfristig entscheidend für den Unternehmenserfolg sind.
Wie sorgen Sie für eine reibungslose Übergabe, wenn Ihre Interimstätigkeit beendet ist?
Um eine reibungslose Übergabe sicherzustellen, binde ich den Nachfolger ab dem ersten Tag in alle relevanten Meetings, Geschäftsreisen und Termine ein. Dadurch kann er sich schnell ein umfassendes Bild machen und eine „hohe Flughöhe“ erreichen. Am Ende jedes Arbeitstages halten wir eine kurze Besprechung ab, in der das Erlebte reflektiert und offene Fragen geklärt werden. Diese Transparenz ist mir wichtig, um sicherzustellen, dass es nach meinem Mandatsende keine unerwarteten Überraschungen gibt.
Bei HR-Themen gehe ich in der Kommunikation zunächst defensiv vor. Mein Ziel ist, dass der Nachfolger das Team selbst kennenlernt und einen persönlich gefärbten Eindruck der Mitarbeitenden gewinnt. Erst in einer späteren Phase der Einarbeitung, und nur wenn dies gewünscht ist, gebe ich detailliertere Einblicke in meine Beobachtungen und Einschätzungen.
Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie auf Widerstand seitens des Teams oder der Interessengruppen gestoßen sind? Wie sind Sie damit umgegangen?
In einem meiner Mandate war die Einkaufsorganisation alles andere als optimal strukturiert, was eine grundlegende Umstrukturierung erforderlich machte. Im Rahmen dieser Veränderungen wurde eine Management-Ebene gestrichen, was auch einige Freistellungen zur Folge hatte. Als ich diese Maßnahmen dem Einkaufsteam kommunizierte, war die Reaktion verständlicherweise Schock und Verunsicherung.
Um dem entgegenzuwirken, nahm ich mir ausführlich Zeit für Einzel- und Gruppengespräche, in denen ich den Hintergrund der organisatorischen Änderungen erläuterte, auf Fragen einging und die Ängste der Mitarbeitenden ernst nahm. Gerade in solchen Situationen ist es wichtig, sich den kritischen Fragen offen zu stellen und eine transparente Kommunikation zu führen. Diese Vorgehensweise ist für mich ein zentraler Baustein, um in Transformationsprozessen Vertrauen zu schaffen und den Veränderungsprozess nachhaltig zu gestalten.
Wie messen Sie den Erfolg in Ihrer Rolle als Interim Manager? Auf welche KPIs konzentrieren Sie sich normalerweise?
Die Erfolgsmessung als Interim Manager hängt stark vom jeweiligen Markt und den spezifischen Herausforderungen des Unternehmens ab. Die relevanten KPIs können daher je nach Situation variieren: In einem Unternehmen könnte der Fokus im Einkauf auf der Lieferfähigkeit liegen, während in einem anderen die Einkaufskosten relevant sind. Es gibt somit keinen universellen Satz von KPIs, der für alle Mandate gleichermaßen gilt.
Für mich persönlich ist ein Einsatz dann erfolgreich, wenn das Management mir das Vertrauen ausspricht und fragt, ob ich mir vorstellen könnte, die Position in einem festen Angestelltenverhältnis zu übernehmen. Das zeigt mir, dass meine Arbeit geschätzt wird und ich einen echten Mehrwert für das Unternehmen geschaffen habe.
Wie gehen Sie Ihrer Erfahrung nach mit Entscheidungsfindungen in Situationen mit unvollständigen Informationen oder knappen Fristen um?
In Situationen mit unvollständigen Informationen oder knappen Fristen ist das Wichtigste, überhaupt eine Entscheidung zu treffen und diese entschlossen umzusetzen. Anschließend folgt– je nach Situation – eine „Einschwingphase,“ in der die Entscheidung beobachtet und gegebenenfalls angepasst wird.
Da in der Praxis selten ein vollständiger Informationssatz vorliegt, ist es entscheidend, zwischen wesentlichen und weniger wichtigen Informationen zu unterscheiden. Dabei ist es wichtig, auch mögliche Sekundäreffekte in die Entscheidung einzubeziehen.
Um die Auswirkungen besser einschätzen zu können, simuliere ich gemeinsam mit den beteiligten Parteien verschiedene Szenarien („Was wäre, wenn...“). Dies vermittelt ein grobes Verständnis dafür, wie sich die Entscheidung auf das Unternehmen auswirken könnte und hilft, Risiken besser abzuwägen.
Wie gehen Sie mit der Teamdynamik um, vor allem, wenn Sie in ein Team kommen, das möglicherweise organisatorische Veränderungen oder Unsicherheiten durchläuft?
Wenn ich in ein Team komme, das organisatorische Veränderungen oder Unsicherheiten durchläuft, ist es zunächst wichtig, die Schlüsselpersonen und „Stimmungsmacher“ zu identifizieren und sie für die geplante Transformation zu gewinnen. Diese Personen können durch ihre Einstellung und Einflusskraft maßgeblich zur Akzeptanz und Umsetzung des Wandels beitragen.
Falls es jedoch nicht möglich ist, diese schwierigen Teammitglieder zu überzeugen, ist es manchmal unumgänglich, sich von ihnen zu trennen. Dies ist notwendig, um die Transformation nicht zu gefährden und den Teamzusammenhalt langfristig zu stärken.
Wie halten Sie sich über die Branche oder den Funktionsbereich auf dem Laufenden, in dem Sie typischerweise arbeiten, wenn man bedenkt, dass Sie auf Zeit tätig sind?
Der Einkauf ist per se ein branchenübergreifendes Tätigkeitsfeld, was Flexibilität und eine schnelle Auffassungsgabe erfordert. Ein massgeblicher Aspekt besteht darin, zügig zu erkennen, ob man sich in einem Käufer- oder Verkäufermarkt befindet, da dies das Verhalten gegenüber den Lieferanten maßgeblich bestimmt. Je nach Marktlage passe ich meine Verhandlungsstrategien und Lieferantenbeziehungen an, um die besten Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen.
Welche Systeme oder Tools verwenden Sie, um Ihre Arbeitsabläufe zu verwalten und den Fortschritt während eines Einsatzes zu überwachen?
Bei sehr operativen Tätigkeiten spielt das lokale ERP-System eine wesentliche Rolle, da eine saubere und aktuelle Datenbasis unabdingbar ist. In solchen Fällen setze ich den Hebel gezielt an der Datenqualität an, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.
Darüber hinaus spielen situationsspezifische KPIs eine zentrale Rolle. Entweder nutze ich vorhandene KPIs oder definiere neue, die auf die jeweiligen Herausforderungen zugeschnitten sind. Die regelmäßige Überprüfung dieser KPIs in festgelegten Abständen ist notwendig, um den Fortschritt für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
Wir helfen Ihnen, passende Interim Manager zu finden, mit denen Sie Ihre Herausforderungen im Beschaffungsumfeld und die damit verbundenen Risiken in der Supply Chain minimieren können.
